KI-Beratung & Automatisierung · Köln

KI, die deinem Unternehmen wirklich Arbeit abnimmt.

Ich finde die Abläufe, in denen bei dir jeden Tag Zeit verloren geht, und automatisiere sie. Rechnungen, Belege, E-Mails. Ohne Hype, ohne Tool-Chaos.

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  • 30 Minuten · kostenlos · unverbindlich
  • Für kleine & mittlere Unternehmen
„Suhail hat sich zuerst unsere Abläufe angehört und dann über Technik gesprochen. Deshalb passt das Ergebnis zu dem, was wir wirklich brauchen."
Maik Tasche · Fortis Jugendhilfe GmbH
Suhail Haschemi, Gründer von Suhail AI
Suhail Haschemi Gründer · Suhail AI

Das eigentliche Problem

Nicht die Arbeit ist das Problem. Sondern wie oft sie von Hand gemacht wird.

Die meisten Unternehmen scheitern nicht an fehlenden Aufträgen, sondern daran, dass zu viel Zeit in Aufgaben fließt, die sich täglich wiederholen.

Rechnungen von Hand

Daten übertragen, prüfen, versenden, ablegen. Jedes Mal aufs Neue, jedes Mal mit Fehlerrisiko.

Das Postfach als Aufgabenliste

E-Mails werden manuell sortiert, weitergeleitet und beantwortet. Und Wichtiges geht trotzdem unter.

Angebote dauern zu lange

Bis das Angebot beim Kunden ist, vergehen Tage. Manchmal hat er bis dahin woanders unterschrieben.

Doppelte Datenpflege

Kundendaten stehen im E-Mail-Postfach, in einer Tabelle und im Rechnungsprogramm. Dreimal gepflegt, nie identisch.

Copy & Paste zwischen Tools

Mitarbeiter übertragen Informationen von einem System ins nächste. Arbeit, die kein Kunde je bezahlt.

„Wir müssten mal was mit KI machen"

Der Satz fällt in jedem Meeting. Aber niemand weiß, wo man konkret anfangen soll. Also passiert nichts.

Das kostet nicht nur Zeit. Es kostet Geschwindigkeit, Marge und Kapazität für die Aufgaben, die dein Geschäft wirklich voranbringen.

Potenzial sichtbar machen

Frequenz macht aus Minuten ein echtes Einsparpotenzial.

Nicht jede einzelne Aufgabe wirkt groß. Entscheidend ist, wie oft sie wiederkommt. Erst Frequenz und Zeitaufwand zusammen zeigen, wo Automatisierung wirklich lohnt.

01

Ausgangssituation

Welcher Arbeitsschritt wird heute manuell erledigt, in welchen Systemen und von wem?

02

Frequenz

Wie oft passiert der Vorgang pro Woche? Die Wiederholung ist der entscheidende Hebel.

03

Potenzial

Frequenz und Zeitaufwand ergeben eine realistische jährliche Einsparung – in Stunden statt Bauchgefühl.

Schneller Potenzial-Rechner

Stell die Werte auf einen Ablauf ein, der sich bei dir regelmäßig wiederholt.

25
10
80 %
46
Geschätztes Automatisierungspotenzial 153 Stunden pro Jahr

Das entspricht rund 19 Arbeitstagen.

Orientierungswert auf Basis deiner Angaben. Das tatsächliche Potenzial hängt vom konkreten Prozess, den eingesetzten Systemen und notwendigen Kontrollschritten ab.

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Leistungen

Vom Ablauf zum Ergebnis in sieben Schritten

Keine Tool-Liste. Ich setze bei deinen Prozessen an und arbeite mich zu der Stelle vor, an der Automatisierung tatsächlich etwas bringt.

Prozesse analysieren

Wo geht aktuell Zeit verloren?

Ich schaue mir an, wie ein Vorgang bei dir wirklich läuft, nicht wie er auf dem Papier stehen sollte. Daraus wird sichtbar, welche Schritte Aufwand erzeugen, ohne Wert zu schaffen.

Zeitfresser erkennen

Welche Aufgaben wiederholen sich häufig?

Entscheidend ist nicht die einzelne Aufgabe, sondern ihre Frequenz. Wir priorisieren nach Häufigkeit mal Aufwand. Dort liegt das Geld.

Wiederkehrende Arbeit automatisieren

Welche manuellen Tätigkeiten lassen sich zuverlässig reduzieren?

Rechnungen, Belege, E-Mails, Datenübertragung, Reports. Was sich wiederholt und klaren Regeln folgt, muss niemand mehr von Hand erledigen.

Bestehende Systeme verbinden

Wie können deine aktuellen Programme sinnvoll zusammenspielen?

Meist braucht es keine neue Software, sondern Verbindungen zwischen der vorhandenen. Das beendet doppelte Datenpflege, ohne dass jemand umlernen muss.

KI sinnvoll integrieren

Wo liefert KI tatsächlich einen Mehrwert?

KI kommt dort zum Einsatz, wo feste Regeln nicht ausreichen: Texte verstehen, Belege auslesen, Inhalte zusammenfassen. Überall sonst tut es die einfachere Lösung.

Mitarbeitende einführen und schulen

Wie wird die Lösung im Alltag verstanden und genutzt?

Eine Automatisierung, die niemand versteht, wird umgangen. Deshalb gehört eine verständliche Einführung in normaler Sprache immer dazu.

Aus der Praxis

Praxisbeispiele

So kann Automatisierung im Arbeitsalltag konkret aussehen.

Praxisbeispiel 01 · Rechnungserstellung In 28 Sekunden

Von rund 10 Minuten auf unter 30 Sekunden

Ein kompletter Rechnungsprozess, der Daten prüft, das PDF erstellt, es versendet und anschließend sauber ablegt.

Rechnungserstellung Automatisierter Ablauf
Neue Bestellung eingegangen
0:00
Daten ausgelesen & geprüft
0:04
Rechnung erstellt (PDF)
0:11
Versendet & abgelegt
0:28
Manuell: ca. 10 Minuten Automatisiert: 0:28 Min
Vorher

Jede Rechnung wurde manuell erstellt: Daten aus der Bestellung übertragen, Positionen prüfen, PDF erzeugen, versenden, ablegen. Rund 10 Minuten, bei jeder einzelnen.

Automatisierter Ablauf

Der Workflow liest die notwendigen Daten aus, erstellt die Rechnung, verschickt sie und legt sie ab. Geprüft wird nur noch, nicht mehr getippt.

Ergebnis

Unter 30 Sekunden statt 10 Minuten. Fünf manuelle Schritte fallen weg, die Fehlerquellen beim Abtippen ebenfalls.

Praxisbeispiel 02 · Belegerfassung Täglich im eigenen Einsatz

Beleg fotografieren statt Daten abtippen

Für meine eigene Selbstständigkeit habe ich die Belegerfassung automatisiert: Ich fotografiere den Beleg, die Informationen werden ausgelesen und direkt als Einnahme oder Ausgabe strukturiert abgelegt.

Belegerfassung Ein Foto genügt
Beleg aufnehmen
Foto
Informationen auslesen
Erkannt
Daten strukturieren
Zugeordnet
Ablage & Weiterverarbeitung
Verbucht
Manuell: Belege abtippen Automatisch: ein Foto
Vorher

Belege sammeln sich im Portemonnaie, im Auto und im Postfach. Am Quartalsende werden Beträge, Daten und Kategorien von Hand abgetippt.

Automatisierter Ablauf

Ein Foto genügt. Betrag, Datum und Händler werden ausgelesen, als Einnahme oder Ausgabe zugeordnet und samt Beleg abgelegt.

Ergebnis

Die Buchhaltung ist laufend aktuell statt einmal im Quartal. Keine verlorenen Belege, keine Zahlendreher, deutlich weniger Nacharbeit vor dem Steuertermin.

Praxisbeispiel 03 · Informations-Briefing Täglich automatisiert

Wichtige Informationen kommen zu dir, nicht du zu ihnen

Informationen aus verteilten Quellen werden automatisch gesammelt, nach Relevanz bewertet, verständlich zusammengefasst und für jeden Empfänger persönlich zugestellt. Umgesetzt habe ich das Prinzip für tägliche Fachnachrichten rund um SAP. Es funktioniert genauso für Branchennews, Wettbewerber oder Ausschreibungen.

Informations-Briefing Jeden Morgen
Quellen automatisch auswerten
Erfasst
Nach Relevanz filtern
Bewertet
Verständlich zusammenfassen
Kompakt
Persönlich zustellen
Zugestellt
Manuell: selbst recherchieren Automatisch im Postfach
Vorher

Relevante Neuigkeiten liegen auf viele Quellen verteilt. Die tägliche Suche kostet Zeit, und ein allgemeiner Newsletter enthält für jeden zu viel Unwichtiges.

Automatisierter Ablauf

Der Workflow sammelt neue Inhalte, bewertet ihre Relevanz, fasst sie verständlich zusammen und stellt für jeden Empfänger ein eigenes Briefing zusammen.

Ergebnis

Jeden Morgen liegen die wirklich wichtigen Updates kompakt im Postfach, ohne manuelle Recherche und passend zum jeweiligen Aufgabenbereich.

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Kundenstimmen

Was Kunden nach der Zusammenarbeit sagen

Jede Zusammenarbeit beginnt mit einem konkreten Problem. Diese Stimmen zeigen, was sich danach im Arbeitsalltag geändert hat.

„Ich habe jeden Morgen selbst nach relevanten SAP-Neuerungen gesucht. Jetzt liegt das Wichtigste kompakt im Postfach, bevor ich den Rechner hochfahre."
Chayanth SAP-Berater · Telekom
„Früher zehn Minuten pro Rechnung, heute nur noch eine kurze Kontrolle. Am Monatsende merkt man das deutlich."
Maik Tasche Fortis Jugendhilfe GmbH
„Belege fotografieren statt abtippen. Meine Buchhaltung ist zum ersten Mal laufend aktuell statt einmal im Quartal."
Suhail Haschemi Suhail IT Web Solutions

Im Gespräch

Eine Zusammenarbeit im Detail

„Wir hatten Respekt vor dem Thema KI. Nach dem Prozesscheck war klar, an welcher Stelle es sich lohnt, und an welcher nicht."
Maik Tasche Fortis Jugendhilfe GmbH
Problem

Rechnungen und Belege wurden vollständig von Hand erfasst, mehrere Stunden pro Woche, verteilt auf zwei Mitarbeiter.

Lösung

Ein Ablauf, der Rechnungsdaten ausliest, das Dokument erstellt, versendet und ablegt. Belege werden per Foto erfasst und zugeordnet.

Ergebnis

Aus rund zehn Minuten pro Vorgang wurde eine kurze Kontrolle. Die freigewordene Zeit fließt zurück ins Tagesgeschäft.

Der Ablauf

So läuft die Zusammenarbeit ab

  1. Kostenloser KI-Prozesscheckkostenlos

    Wir sprechen über aktuelle Abläufe, wiederkehrende Aufgaben und konkrete Zeitfresser.

  2. Prozessanalyse

    Die relevanten Arbeitsschritte, Systeme und Engpässe werden genauer betrachtet.

  3. Lösung & Potenzial

    Du bekommst eine klare Einschätzung, welche Automatisierung sinnvoll ist und welchen Nutzen sie voraussichtlich bringt.

  4. Umsetzung & Einführung

    Die Lösung wird umgesetzt, getestet und verständlich eingeführt.

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Suhail Haschemi, Gründer von Suhail AI
Suhail Haschemi auf einem Digitalisierungs-Event
Unterwegs auf Digitalisierungs- und Tech-Events

Über Suhail

Kaufmännisches Verständnis trifft technische Umsetzung

Ich kenne Unternehmensprozesse nicht nur aus der Theorie. Durch meine kaufmännische Erfahrung in E-Commerce und Buchhaltung sowie meinen Hintergrund in Wirtschaftsinformatik und IT betrachte ich Automatisierung immer aus zwei Perspektiven: Was ist technisch möglich, und was lohnt sich wirtschaftlich?

Deshalb schaue ich zuerst auf deinen Prozess und deine Kosten, nicht auf das nächste Tool. Ich weiß, was eine Stunde Verwaltungsarbeit wirklich kostet, und ich weiß, wie man die Technik baut, die sie übernimmt.

  • Verständliche Kommunikation ohne Technik-Jargon und Buzzwords
  • Pragmatische Umsetzung statt monatelanger Konzeptphasen
  • Keine unnötige Komplexität: so einfach wie möglich, so viel wie nötig
  • Technik immer mit Blick auf den geschäftlichen Nutzen

Werdegang

Kaufmännische Praxis E-Commerce, Buchhaltung und Geschäftsprozesse
IT & Digitalisierung IT-Support, digitale Systeme und Prozessverständnis
Wirtschaftsinformatik Verbindung von Business und Technologie
KI & Automatisierung Entwicklung und Umsetzung konkreter Automatisierungslösungen
Suhail AI KI-Beratung und Automatisierung für Unternehmen
Suhail Haschemi

Suhail Haschemi

Gründer Suhail AI · Köln

  • Schwerpunkte
  • Prozessanalyse
  • Automatisierung
  • KI-Integration
  • Hintergrund
  • Wirtschaftsinformatik
  • E-Commerce
  • Buchhaltung
  • IT-Support
  • Werkzeuge
  • Claude
  • ChatGPT
  • n8n
  • Microsoft 365

Einordnung

Passt das zu deinem Unternehmen?

  • Du möchtest wiederkehrende Aufgaben reduzieren.
  • Du möchtest Mitarbeitende von Routinearbeit entlasten.
  • Du willst konkrete Prozesse verbessern.
  • Du möchtest KI pragmatisch einsetzen statt als Trend.
  • Du suchst echte Umsetzung statt Beratungstheorie.

Nicht jede Aufgabe sollte automatisiert werden. Genau das klären wir im Prozesscheck.

Häufige Fragen

Was Unternehmer vorab wissen wollen

Brauche ich technisches Vorwissen?

Nein. Analyse und Umsetzung übernehme ich, und alles wird in normaler Sprache erklärt. Dein Team bekommt eine verständliche Einführung. Technisches Vorwissen ist an keiner Stelle nötig.

Für welche Unternehmen ist der Prozesscheck geeignet?

Für kleine und mittelständische Unternehmen, Selbstständige und Dienstleister mit wiederkehrenden Aufgaben: Rechnungen, Belege, E-Mails, Angebote, Kundendaten. Die Branche ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass es Abläufe gibt, die sich wiederholen.

Was passiert im kostenlosen KI-Prozesscheck?

Wir schauen uns in rund 30 Minuten gemeinsam an, welche Aufgaben bei dir unnötig Zeit kosten. Du bekommst eine ehrliche Einschätzung, wo Automatisierung sinnvoll ist, und wo nicht. Kein Verkaufsdruck, kein Technik-Blabla.

Muss ich bereits KI-Systeme einsetzen?

Nein. Wir starten bei deinen heutigen Abläufen, so wie sie sind. Welche Werkzeuge später zum Einsatz kommen, ergibt sich aus der Analyse, nicht umgekehrt.

Können bestehende Systeme weiter genutzt werden?

In der Regel ja. Automatisierungen docken an das an, womit du heute schon arbeitest: dein E-Mail-Programm, deine Buchhaltung, deine Tabellen. Ziel ist weniger Chaos, nicht ein weiteres neues System.

Wie schnell können erste Ergebnisse entstehen?

Das hängt vom Prozess ab. Bewusst starten wir mit einem kleinen, klar abgegrenzten Ablauf. Erste funktionierende Automatisierungen sind häufig innerhalb weniger Tage bis Wochen im Einsatz. Eine pauschale Zusage wäre unseriös.

Lohnt sich Automatisierung auch für kleine Unternehmen?

Gerade dort. Kleine Unternehmen haben keine IT-Abteilung, die sich darum kümmert, und jede gesparte Stunde zählt unmittelbar. Viele der wirkungsvollsten Automatisierungen sind klein und überschaubar umzusetzen.

Was kostet eine spätere Umsetzung?

Das hängt vom Umfang ab. Nach dem Prozesscheck bekommst du ein klares Angebot mit festem Rahmen, bevor irgendetwas umgesetzt wird. Prozesscheck und Erstgespräch selbst sind kostenlos und unverbindlich.

Wie werden Datenschutz und sensible Daten berücksichtigt?

Vor der Umsetzung klären wir, welche Daten überhaupt verarbeitet werden müssen, wo sie liegen und wer darauf zugreifen darf. Zugriffsrechte werden eng gefasst, und bei Vorgängen mit Auswirkung auf Geld, Verträge oder Kunden bleibt ein menschlicher Prüfschritt im Ablauf. Pauschale Versprechen gibt es dabei nicht. Datenschutz hängt immer vom konkreten Prozess und den eingesetzten Systemen ab.

Der nächste Schritt

Finden wir heraus, welche Prozesse deinem Unternehmen heute unnötig Zeit kosten.

Im kostenlosen KI-Prozesscheck betrachten wir gemeinsam deine Abläufe und identifizieren konkrete Automatisierungsmöglichkeiten. Du bekommst eine erste Einschätzung, welche Maßnahmen sinnvoll sind und wo sich eine Umsetzung wirtschaftlich lohnen könnte.

  • Kostenlos und unverbindlich
  • Kein Verkaufsdruck
  • Ehrliche Einschätzung, auch wenn Automatisierung (noch) nicht sinnvoll ist
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Oder per E-Mail: suhail.haschemi@outlook.com

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Deine Angaben werden ausschließlich zur Beantwortung deiner Anfrage verwendet. Mehr dazu in der Datenschutzerklärung.

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